Rekryteringsprocess
Översikt
1. Framtagande av företagsanalys och kravprofil
Syfte - företagsanalys och kravprofil
Kravprofilen är avgörande för rekryteringen och säkerställer att vi mäter och bedömer rätt egenskaper och förmågor.
Dessutom fungerar den som underlag då kandidaterna får information om tjänsten och dig som arbetsgivare. Till kravprofilen bifogar vi en tidsplan.
Yrkescentrum informerar dig kontinuerligt om aktuell status i processen.
Tillvägagångssätt - företagsbeskrivning och kravprofil
Vår ambition är att genomföra samtal med minst tre personer som har god insikt i de krav som den nyanställde möter.
Lämpliga uppgiftslämnare är anställande chef, blivande kollega eller medarbetare samt personal från HR. Vi tar även del av publikt och internt material, till exempel arbetsbeskrivningar, uppdragsbeskrivningar, enhetens målsättningar, samt eventuella medarbetarundersökningar.
De personliga egenskaperna definieras med hjälp av kompetensmodeller som kan kopplas direkt till de urvalsinstrument som senare används för att bedöma slutkandidaterna.
Kravprofilen godkänns av dig och består av tre delar:
- Fakta och bakgrund, (arbetsuppgifter, lön, ansvarsområde, beskrivning av organisation).
- Krav på erfarenhet (ålder, utbildning, tidigare arbeten, språk, specifik kompetens).
- Krav på personlighet (motivationsfaktorer, egenskaper, drivkrafter).
2. Sökning och annonsering
Vi använder vår kandidatbank vid samtliga rekryteringsuppdrag. Dessutom lägger vi ut annons på hemsidan och använder vid behov någon av de etablerade nätrekryteringssajterna.
Vår kandidatbank består även delvis av ombytessökanden, det vill säga personer som har en fast anställning men som söker sig vidare i karriären. Genom regelbundna aktiviteter fylls vår kandidatbank ständigt på med ansökningar.
Vid annonsering tar vi emot ansökningshandlingarna och bekräftar dem till de sökande. Vår rekryteringskonsult står, om du önskar, som kontaktperson i annonsen för att svara på frågor från de sökande. Det avlastar dig från telefonsamtal och administration.
3. Urval
Urvalet har två syften:
att identifiera de som inte är lämpliga och att göra antalet kandidater hanterbart för nästa steg.
De som inte går vidare meddelas skriftligen.
De sökande rangordnas efter sin formella lämplighet och kategoriseras i tre nivåer:
1. Lämpliga, 2. Möjliga, 3. Inte lämpliga.
4. Kompetensintervju hos Yrkescentrum
Den kompetensbaserade intervjun tar cirka en timme att genomföra. Kandidaten möter en rekryteringskonsult som leder samtalet med kravprofilen som underlag.
Huvudsyftet är att undersöka om kandidaten har rätt kompetens för att klara av tjänsten. Under intervjun får kandidaten tillräckligt med information för att kunna besluta sig för att gå vidare i processen eller inte.
5. Representant från er möter kandidaten
Du väljer själv om du vill genomföra detta möte eller inte. Vår erfarenhet är att det faktiskt är väl investerad tid. Det ger båda parter en chans att känna om personkemin stämmer.
Vid rekrytering av specialister är det viktigt att du som uppdragsgivare är involverad. Dels har du bättre fackkompetens och dels är det viktigt för kandidaten att kunna få svar på projektspecifika frågor.
6. Fördjupad kandidatbedömning
- Att kartlägga individens personliga egenskaper, styrkor och svagheter i förhållande till kravprofilen.
- Att ge/få feedback på eventuellt personlighetsformulär och/eller färdighetstest.
- Att fånga upp frågeställningar till referenstagning.
Tillvägagångssätt - fördjupad personbedömning
- De kandidater som du och vi bedömer som lämpliga slutkandidater genomgår ett personlighetsformulär. Vid behov gör de även ett färdighetstest. Typ av urvalsinstrument bestäms med ledning av kravprofilen och ditt önskemål.
- Kandidaten utför personlighetsformulär och/eller färdighetstest i Yrkescentrums lokaler. Återkoppling sker alltid vid ett personligt möte. Se även testpolicy.
- Yrkescentrum förbereder intervjun genom att analysera profil, förbereda frågor kopplat till kravprofil och de frågetecken som finns kring individen.
- Intervjun sker enligt internt material och enligt testförlagets krav och rekommendationer.
Syfte - fördjupad personbedömning
När det återstår ett mindre antal slutkandidater genomför vi en fördjupad personbedömning.
7. Referenstagning
I den slutgiltiga bedömningen av kandidaterna lägger vi mycket stor vikt vid referenstagning.
Syfte - referenstagning
- Validera kandidatens lämplighet för tjänsten.
- Kontrollera och komplettera uppgifter från ansökan och information från intervjuerna.
Tillvägagångssätt - referenstagning
- Minst tre relevanta referenser kontaktas. Vi kontrollerar att referenspersonerna har god kännedom om kandidaten.
- Samtalen sammanfattas i en slutgiltig rapport som du får av oss.
8. Avrapportering
Syfte - avrapportering
Syftet är att ge beslutsunderlag inklusive en rekommendation där vi tar ställning till kandidatens lämplighet, styrkor och svagheter i förhållande till kravprofilen.
Tillvägagångssätt - avrapportering
Utifrån information från djupintervju, personprofilanalys och/eller eventuellt färdighetstest samt från referenssamtal förbereder vi en muntlig avrapportering. Vi sammanställer också en skriftlig kandidatbeskrivning.
Rapporten lämnas till dig tillsammans med kandidatens egen ansökan, CV och betyg.
Med hänsyn till kandidaternas integritet rapporterar vi bara muntlig och skriftligt till berörda befattningsinnehavare.
9. Genomförande av slutintervjuer
De kandidater som efter fördjupad personbedömning och referenstagning godkänns av dig och oss kommer till dig på slutintervjuer.
De träffar då lämpliga personer hos dig, till exempel närmaste chef, personalchef och fackliga representanter. Om du vill så administrerar vi kreditupplysningar, utdrag ur körkortsregister och drogtester med mera.
10. Beslut om anställning
Det slutgiltiga beslutet om anställning av kandidat ligger hos dig. Vi fungerar som stöd och bollplank.
När tjänsten är tillsatt meddelar vi samtliga kandidater.
11. Uppföljning
Vi följer upp alla rekryteringsuppdrag i syfte att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen.
Uppföljning 1 görs efter ett par veckor och uppföljning 2 efter tre månader.
I samband med uppföljningarna kontaktar vi både kandidat och uppdragsgivare.
12. Testpolicy
Alla testanvändare förbinder sig att följa företagets testpolicy.
Vi följer upp alla rekryteringsuppdrag i syfte att kvalitetssäkra våra rekryteringsprocesser.
Våra rekryteringskonsulter är certifierade på samtliga verktyg som används.
13. Etiska riktlinjer
Vi arbetar aktivt med Jämställdhetslagen (1991:433), Lag (1999:130) om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet, Lag (1999:132) om förbud mot diskriminering i arbetslivet av personer med funktionshinder samt Lag (1999:133) om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning i rekryteringsprocessen.
Rekommendationerna från JämO, DO, HomO samt Handikappsombudsmannen i samband med rekrytering stämmer väl överens med våra värderingar och tillämpas i rekryteringsprocessen.
14. Garanti
När vi accepterar ett rekryteringsuppdrag utformar vi en tidsplan tillsammans med dig där hela rekryteringsprocessen planläggs steg för steg.
Vi genomför en rekryteringsprocess på fyra till åtta veckor beroende på uppdragets komplexitet, din tillgänglighet samt behovet av extern annonsering.
Om kandidaten väljer att avsluta anställningen gäller inte Yrkescentrums rekryteringsgaranti.
Om anställning av kandidaten avbryts inom en tremånadersperiod från anställningens början och orsaken inte kan hänföras till förändringar av de förhållanden som utgör grund för företagsanalys och kravprofil, gör vi om rekryteringen utan extra kostnad.
Garantin gäller inte vid förändringar hos uppdragsgivaren såsom omorganisation, fusion eller liknande.
