Rekryteringsprocess
Översikt
1. Framtagande av företagsanalys och kravprofil
Syfte - företagsanalys och kravprofil
Kravprofilen är avgörande för rekryteringen och ska i första hand säkerställa att vi mäter och bedömer rätt egenskaper och förmågor. Dessutom fungerar den som underlag då kandidaterna informeras om tjänsten och dig som arbetsgivare. Till kravprofilen bifogas en tidsplan. Yrkescentrum informerar dig kontinuerligt om aktuell status i processen.
Tillvägagångssätt - företagsbeskrivning och kravprofil
Vår ambition är att genomföra samtal med minst tre personer med god insikt i de krav som kommer att möta den nyanställde. Lämpliga uppgiftslämnare är anställande chef, blivande kollega eller medarbetare samt personal från HR. Vi tar även del av publikt och internt material, till exempel arbetsbeskrivningar, uppdragsbeskrivningar, enhetens målsättningar, samt eventuella medarbetarunder- sökningar.
De personliga egenskaperna definieras med hjälp av kompetensmodeller som har en direkt koppling till de urvalsinstrument som senare används för att bedöma slut- kandidaterna.
Kravprofilen godkänns av dig och består av tre delar,
- Fakta och bakgrund, (arbetsuppgifter, lön, ansvarsområde, beskrivning av organisation).
- Krav på erfarenhet (ålder, utbildning, tidigare arbeten, språk, specifik kompetens).
- Krav på personlighet (motivationsfaktorer, egenskaper, drivkrafter).
2. Sökning och annonsering
Vi har en upparbetad kandidatbank som används vid samtliga rekryteringsuppdrag, dessutom lägger vi ut annons på hemsidan samt använder vid behov någon av de etablerade nätrekryteringssajterna. Vår kandidatbank består även delvis av ombytessökanden, det vill säga personer som har en fast anställning, men söker sig vidare i karriären. Genom regelbundna aktiviteter fylls vår kandidatbank ständigt på med ansökningar.
Vid annonsering tar vi emot ansökningshandlingarna och bekräftar dem till de sökande. Vår rekryteringskonsult står, om du önskar, som kontaktperson i annonsen för att svara på frågor från de sökande. Det för att avlasta dig från telefonsamtal och administration.
3. Urval
Urvalet har två syften: att identifiera de icke lämpliga samt göra antalet kandidater hanterbart för nästa steg. De som inte går vidare meddelas skriftligen. De sökande rangordnas efter sin formella lämplighet och kategoriseras i tre nivåer: 1. Lämpliga, 2. Möjliga, 3. Icke lämpliga.
4. Kompetensintervju hos Yrkescentrum
Den kompetensbaserade intervjun tar ca en timme att genomföra. Kandidaten möter en rekryteringskonsult som leder samtalet med kravprofilen som underlag. Huvudsyftet är att undersöka om kandidaten har rätt kompetens för att klara av tjänsten. Under intervjun ges kandidaten tillräckligt med information för att kunna besluta sig för om hen vill gå vidare i processen.
5. Representant från er möter kandidat
Du väljer själv om du vill genomföra mötet. Vår erfarenhet är dock att det är väl investerad tid. Syftet är dels att ge bägge parter en chans att känna om personkemin stämmer.
Vid rekrytering av specialister inom smala områden är det ofta viktigt att du som uppdragsgivare involveras. Dels kan du ha bättre fackkompetens än oss, och dels kan det vara viktigt för kandidaten att få svar på projektspecifika frågor innan hen kan bestämma sig för att acceptera tjänsten.
6. Fördjupad kandidatbedömning
När det återstår ett mindre antal slutkandidater t.ex. 2-4, genomför vi en fördjupad personbedömning.
Syfte - fördjupad personbedömning
- att kartlägga individens personliga egenskaper, styrkor och svagheter i förhållande till kravprofilen.
- att ge/få feedback på eventuell personlighetsformulär och/eller färdighetstest.
- att fånga upp frågeställningar till referenstagning.
Tillvägagångssätt - fördjupad personbedömning
- De kandidater du och vi bedömer som lämpliga slutkandidater genomgår personlighetsformulär och vid behov, färdighetstest. Typ av urvals- instrument bestäms med ledning av kravprofilen och ditt önskemål.
- Kandidaten utför personlighetsformulär och/eller färdighetstest i Yrkescentrums lokaler. Återkoppling sker alltid vid ett personligt möte. Se även testpolicy.
- Yrkescentrum förbereder intervjun genom att analysera profil, förbereda frågor kopplat till kravprofil och de frågetecken som finns kring individen.
- Genomförande av intervjun sker enligt internt material samt enligt testförlagets krav och rekommendationer.
7. Referenstagning
I den slutgiltiga bedömningen av kandidaterna läggs mycket stor vikt vid referenstagning.
Syfte - referenstagning
- Validera hypotes om kandidatens lämplighet för tjänsten.
- Kontrollera och komplettera uppgifter från ansökan och information från intervjuerna.
Tillvägagångssätt - referenstagning
- Minst tre referenser vidtalas. Vi säkerställer att referenspersonerna har god kännedom om kandidaten samt att de är relevanta.
- Samtalen sammanfattas i den slutgiltiga avrapporteringen till dig.
8. Avrapportering
Syfte - avrapportering
Syftet är att ge beslutsunderlag inklusive en rekommendation där vi tar ställning till kandidatens lämplighet, styrkor och svagheter i förhållande till kravprofilen.
Tillvägagångssätt - avrapportering
Utifrån information från djupintervju, personprofilanalys och/eller ev. färdighetstest och från referenssamtal förbereds muntlig avrapportering samt sammanställs en skriftlig kandidatbeskrivning.
Rapporten lämnas till dig tillsammans med kandidatens egen ansökan, CV och betyg.
Muntlig avrapportering delges endast berörda befattningsinnehavare, med hänsyn till kandidaternas integritet.
Restriktiv delgivning tillämpas, och skriftlig avrapportering delges endast berörda befattningsinnehavare.
9. Genomförande av slutintervjuer
De kandidater som efter fördjupad personbedömning och referenstagning godkänts av dig och oss, kommer sedan till dig på slutintervjuer. De träffar då lämpliga personer hos dig, t.ex. närmaste chef, personalchef och fackliga representanter. Önskar du, administrerar vi kreditupplysningar, utdrag ur körkortsregister och drog- tester m.m.
10. Beslut om anställning
Det slutgiltiga beslutet om anställning av kandidat, ligger hos dig, där vi fungerar som stöd och bollplank. När tjänsten är tillsatt, meddelar vi samtliga kandidater.
11. Uppföljning
Uppföljning görs av alla rekryteringsuppdrag i syfte att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen. Uppföljning 1 görs efter ett par veckor, och uppföljning 2, efter tre månader. Isamband med dessa kontaktas både kandidat och uppdragsgivare.
12. Testpolicy
Samtliga testanvändare har förbundit sig att följa företagets testpolicy. Uppföljning görs av alla rekryteringsuppdrag i syfte att kvalitetssäkra våra rekryteringsprocesser. Våra rekryteringskonsulter är certifierade på samtliga verktyg som används.
13. Etiska riktlinjer
Vi arbetar aktivt med Jämställdhetslagen (1991:433), Lag (1999:130) om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet, Lag (1999:132) om förbud mot diskriminering i arbetslivet av personer med funktionshinder samt Lag (1999:133) om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning i rekryteringsprocessen. Rekommendationerna från JämO, DO, HomO samt Handikappsombudsmannen i samband med rekrytering stämmer väl överens med våra värderingar och tillämpas i rekryteringsprocessen.
14. Garanti
När vi accepterat ett rekryteringsuppdrag utformas en tidsplan tillsammans med dig, där hela rekryteringsprocessen planläggs steg för steg. Vi genomför en rekryteringsprocess på fyra till åtta veckor beroende på uppdragets komplexitet, din tillgänglighet samt behovet av externa annonsering. Om kandidat väljer att avsluta anställning, gäller ej Yrkescentrums rekryteringsgaranti.
Om anställning av kandidaten avbryts inom en tremånadersperiod från anställnings början, och orsaken inte kan hänföras till förändringar av de förhållanden som utgör grund för företagsanalys och kravprofil, görs rekryteringen om utan extra kostnad. Garantin gäller ej vid förändringar hos uppdragsgivaren såsom omorganisation, fusion eller liknande.
